Die Frage: Darf ein Arbeitgeber Benzingutscheine neben seinen Mitarbeitern auch an so genannte „Dritte” aushändigen, ohne Angabe von Euro also nur in Liter bis zum Sachbezugswert von 44,00 Euro?
Die Antwort: Erst einmal etwas Grundsätzliches zum Thema Benzingutscheine:
Der Benzingutschein erfreut sich in vielen Betrieben als Gehalts-Extra großer Beliebtheit. Der Grund: Benzin- oder auch andere Gutscheine, die Sie an Ihre Mitarbeiter ausgeben, bleiben steuerfrei, wenn sie ein Sachbezug sind. Ein Sachbezug ist ein Gutschein dann, wenn er alle folgenden Voraussetzungen erfüllt:
1. Er muss eine ganz bestimmte Sache, darf aber keinen Geldbetrag nennen (z. B. 20 l Benzin).
2. Sie müssen den Gutschein bei einem bestimmten Unternehmen, das auf dem Gutschein genau bezeichnet ist, erwerben. Sie als Arbeitgeber (und nicht der Mitarbeiter) müssen also Vertragspartner des Unternehmens sein, das den Gutschein ausgibt und einlöst.
3. Der Wert des Sachbezugs darf die auch 2010 weiter geltende Grenze von 44 € pro Mitarbeiter und Monat nicht überschreiten.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ist der Gutschein lohnsteuerfrei. Das gilt unabhängig davon, ob
• Ihre Mitarbeiter den Gutschein zusätzlich zu ihrem monatlichen Entgelt erhalten oder
• ob sie Benzingutscheine durch Entgeltumwandlung finanzieren (ein Teil des von Ihnen geschuldeten Entgelts also in den Sachbezug „Benzingutschein” umgewandelt wird).
Achtung
Möchten Sie einen Teil des Entgelts eines Mitarbeiters in einen steuerfreien Sachbezug umwandeln, müssen Sie dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag erwähnen. Bezeichnen Sie dabei den Sachbezug und die Höhe des Entgelts, auf die der Mitarbeiter verzichtet. Tun Sie dies nicht, liegt kein steuerfreier Sachbezug vor. Vielmehr ergibt sich dann nur ein verkürzter Zahlungsweg für das Entgelt.
Keine Entgeltumwandlung bei 400-€-Kräften
Finanzieren Ihre Mitarbeiter Benzingutscheine aus einer Entgeltumwandlung, sind diese trotz Steuerbefreiung sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Nach § 1 Nr. 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) sind lohnsteuerfreie Einnahmen nur dann nicht dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zuzuordnen, wenn die Mitarbeiter sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt erhalten.
Das bedeutet für Sie: Gerade, wenn Sie an geringfügig entlohnte Mitarbeiter Benzingutscheine ausgeben möchten, ist es wichtig, dass diese nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zählen. Anderenfalls führt die Ausgabe der Benzingutscheine unabhängig von deren Steuerfreiheit möglicherweise zur Überschreitung der Entgeltgrenze und damit zur Versicherungspflicht.
Bei allen Mitarbeitern, bei denen es auf eine Entgeltgrenze ankommt (400-€-Kräfte, Teilzeitkräfte mit Entgelt in der Gleitzone), sollten Sie also
1. auf die Steuerfreiheit achten, damit die Gutscheine überhaupt einen steuerfreien Sachbezug darstellen, und
2. zusätzlich darauf, dass die Benzingutscheine von den Mitarbeitern nicht vom geschuldeten Arbeitsentgelt finanziert werden, damit sie außerdem beitragsfrei in der Sozialversicherung bleiben.
Können Sie aber auch Betriebsfremden einen solchen Gutschein zukommen lassen?
Sie könnten diese Gutscheine als von Ihnen als Geschenk an Geschäftsfreunde vermachen. Doch Achtung: Geschenke aus betrieblichem Anlass an Geschäftsfreunde dürfen Sie gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG nur dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 35 Euro pro Empfänger und Jahr nicht übersteigen.
Die Alternative:
Seit dem 1.1.2007 haben Sie gemäß § 37b EStG die Möglichkeit, Sachzuwendungen aus betrieblichem Anlass pauschal zu versteuern. Es handelt sich um ein Wahlrecht, das Sie ausüben können, aber nicht müssen. Sie können die Besteuerung pauschal mit 30% übernehmen, wenn Sie
• innerhalb eines Wirtschaftsjahres Sachzuwendungen aus betrieblichem Anlass
• an Ihre Arbeitnehmer und/oder an Nichtarbeitnehmer, z. B. Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer,
• zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung (bei Arbeitnehmern zusätzlich zum Arbeitslohn)
• oder als Geschenk
ausgeführt haben.
Sie können die Wahl nicht auf einzelne Sachzuwendungen beschränken, sondern müssen alle Sachzuwendungen eines Jahres einbeziehen. Außerdem dürfen Ihre Sachzuwendungen die Höchstgrenze von 10.000 pro Person und Jahr nicht überschreiten bzw. darf die einzelne Zuwendung nicht höher sein als 10.000 Euro sein.
Doch ob sich solche Geschenke lohnen, die Sie (oder falls Sie es nicht tun, der Empfänger) mit 30 % nachversteuern muss …?
Übrigens:
Das gilt auch für die ganz normalen Weihnachtsgeschenke (Ausnahme: Streuartikel wie Kugelschreiber mit Werbeaufdruck und Co.) unter 35 Euro. Der Staat hält also bei jedem Geschenk die Hand auf!
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