Die Frage: Wie berechnen wir die Verpflegungspauschale bei einer mehrtägigen Dienstreise richtig? Beispiel: Die Dienstreise dauert von Donnerstag, 7.30 Uhr, bis Freitag, 23.30 Uhr. Für uns sind 2 Berechnungsweisen plausibel:
- Donnerstag, 7.30 Uhr, bis Freitag, 7.30 Uhr = 24 Std.
- Freitag, 7.30 bis 23.30 Uhr = 16 Std.
Der Mitarbeiter bekäme dann für Donnerstag 24 € und für Freitag 12 €, insgesamt als 36 €.
Oder:
- Donnerstag, 7.30 bis 24.00 Uhr = 16,5 Std.
- Freitag, 0.00 bis 23.30 Uhr = 23,5 Std.
Der Mitarbeiter bekäme dann für Donnerstag und Freitag jeweils 12 €, insgesamt also nur 24 €.
Welche Pauschale setzen wir an, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag teilweise im Ausland und teilweise in Deutschland unterwegs ist?
Die Antwort: Zum ersten Teil Ihrer Frage: Leider ist Variante 2 die richtige. Hier gibt es auch keinen Gestaltungsspielraum. Denn nach der gesetzlichen Regelung in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG ist bei der Ermittlung der Pauschalen grundsätzlich auf den Kalendertag abzustellen. Eine Zusammenrechnung der Abwesenheitszeiten über den Kalendertag hinaus ist nur zulässig, wenn die Dienstreise nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des folgenden Tages beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet. Das ist in Ihrem Fall jedoch nicht gegeben.
Zum zweiten Teil der Frage:
Für Tage, an denen Ihr Mitarbeiter teilweise im Inland und teilweise im Ausland unterwegs ist, ist die Auslandspauschale maßgeblich. Das gilt selbst dann, wenn Ihr Mitarbeiter die überwiegende Zeit im Inland verbringt (R 9.6 Abs. 3 LStR).
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