Wie und wann Sie Urlaubswünsche ablehnen dürfen

Die Frage: Eine Mitarbeiterin hat Urlaub beantragt, doch aufgrund der hohen Auslastung können wir ihr diesen nicht gewähren. Nun hat sie mit dem Anwalt gedroht und gesagt: Sie könne Ihren Urlaub immer nehmen. Stimmt das?

Die Antwort: Nicht ganz. Sie kann ihren Urlaub immer beantragen – aber immer dann nehmen, wenn sie will, das ist eine ganz andere Sache. Denn:

Auch beim Urlaub Ihrer Mitarbeiter ist nicht alles erlaubt. Sie können es beispielsweise nicht zulassen, dass alle Mitarbeiter zur selben Zeit in Urlaub gehen. Deshalb dürfen Sie im Einzelfall Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter ablehnen. Wichtig ist dabei, dass Sie hierfür einen Sachgrund vorweisen können (§ 7 Absatz 1 BurlG), denn Willkür ist natürlich ausgeschlossen. Zum Beispiel weil Sie einen Arbeitnehmer aufgrund seines zuletzt gezeigten mangelhaften Arbeitseinsatzes ein wenig erziehen wollen …

Das bedeutet im Klartext:
Haben Sie keinen sachlichen Grund für die Ablehnung, ist der Urlaub zu gewähren.

Aber:
Sie dürfen den Urlaubsantrag Ihrer Mitarbeiter mit folgenden dringenden betrieblichen Gründen ablehnen:

• termingerechte Auftragserfüllung ist zwingend notwendig
• Sie haben personelle Engpässe in Saison- oder Kampagnebetrieben
• Jahresabschlussarbeiten stehen an
• krankheitsbedingte Personalausfälle müssen kompensiert werden
• es bestehen vorrangige Urlaubsansprüche anderer Mitarbeiter

Wichtig:
Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Im Einzelfall können also auch andere sachliche Gründe dem Urlaub entgegenstehen. Prüfen Sie also immer, ob Sie den Mitarbeiter im besagten Zeitraum dringend benötigen und hierfür auch tatsächlich ein sachlicher Grund besteht.

Achtung:
Sie dürfen einen Urlaubswunsch auch ablehnen, wenn andere Mitarbeiter sozial vorrangig zu behandeln sind.

Vielleicht kennen Sie diese Situation: 2 Mitarbeiter wollen zur selben Zeit Urlaub nehmen und Ihnen als Arbeitgeber passt dies ganz und gar nicht. Wenn freiwillig und mit gegenseitigem Entgegenkommen keine Einigung gefunden werden kann, sind Sie als Arbeitgeber gefragt. Sie können nicht beide Mitarbeiter entbehren und müssen deshalb nach sozialen Kriterien abwägen (§ 7 Absatz 1 BurlG).

Solche Kriterien sind vor allem:

• Schulferien der schulpflichtigen Kinder; die Tatsache, dass der Mitarbeiter verheiratet ist und sich mit seinem Ehepartner bei der Urlaubsplanung abstimmen muss,
• akute Erholungsbedürftigkeit, etwa wegen häufiger Überstunden,
• Zwänge, die sich aus dem Gesundheitszustand oder der Berufstätigkeit anderer Angehöriger ergeben, oder
• Dauer der Betriebszugehörigkeit

Tipp:
Bewahren Sie die Urlaubspläne der letzten 3 Jahre auf. Denn ein zusätzliches und oft entscheidendes Kriterium ist die Urlaubsplanung der vergangenen Jahre. Hatte Ihr Mitarbeiter bereits in den letzten Jahren eine bevorzugte Behandlung erhalten, muss er sich gefallen lassen, dass andere Mitarbeiter auch einmal „am Zug” sind. Keiner Ihrer Mitarbeiter muss wegen der schutzwürdigeren Arbeitskollegen immer auf den Urlaub im Sommer verzichten. Hat ein schutzwürdiger Mitarbeiter bereits in den letzten Jahren immer in der Sommerzeit Urlaub erhalten, können Sie seinen Urlaubsantrag zu Gunsten eines anderen Mitarbeiters ablehnen. Bedenken Sie aber, dass dies nur dann in Betracht kommt, wenn Sie nicht beide Mitarbeiter entbehren können.

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